Công Việc Kế Toán Cần Làm Hàng Tháng

Công việc kế toán cần làm hàng tháng không chỉ là những thao tác lặp lại, mà là quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tuân thủ nghĩa vụ thuế và phản ánh chính xác tình hình tài chính. Qua bài viết này, Sinh viên 24h sẽ giúp bạn nắm rõ từng đầu việc kế toán phải thực hiện theo tháng — từ khâu kiểm tra chứng từ, lập báo cáo, đến kê khai thuế — để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn, đúng quy định và không sai sót.

I. Các chỉ số KPI kế toán tháng mà doanh nghiệp nên theo dõi

Việc thiết lập KPI cho kế toán tháng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc, kiểm soát tiến độ và phát hiện sớm rủi ro trong quá trình xử lý số liệu. Dưới đây là 4 chỉ số quan trọng cần theo dõi thường xuyên:

– Độ chính xác báo cáo (Accuracy Rate): Phản ánh mức độ đúng đắn của báo cáo tài chính và báo cáo thuế so với chứng từ thực tế.

(Số báo cáo đúng / Tổng số báo cáo lập trong tháng) × 100%

Mục tiêu là ≥ 98% để đảm bảo dữ liệu tài chính đáng tin cậy cho lãnh đạo và cơ quan thuế.

Lưu ý: Luôn có bước kiểm tra chéo giữa sổ kế toán – hóa đơn – ngân hàng trước khi nộp báo cáo.

– Thời gian hoàn thành báo cáo (Timeliness): Đánh giá khả năng hoàn thành đúng hạn các báo cáo tháng (GTGT, TNCN, nội bộ…).

Số ngày hoàn thành thực tế – Hạn định nộp báo cáo.

Mục tiêu là báo cáo nộp trước hạn ít nhất 1–2 ngày, tránh rủi ro phạt chậm.

– Số lượng sai sót (Error Rate): Thể hiện chất lượng xử lý chứng từ, hạch toán và kê khai thuế.

(Số lỗi phát hiện / Tổng số giao dịch) × 100%

Mục tiêu là < 2% lỗi/tháng.

– Số ngày đóng sổ kế toán (Closing Days): Cho biết tốc độ hoàn thành việc tổng hợp, đối chiếu và chốt sổ hàng tháng.

Số ngày từ ngày cuối tháng đến khi hoàn thành báo cáo nội bộ.

Mục tiêu là từ 3–5 ngày làm việc, tùy quy mô doanh nghiệp.

II. Checklist công việc kế toán cần làm hàng tháng

Công việc kế toán hàng tháng là chuỗi hoạt động liên kết chặt chẽ, giúp doanh nghiệp đảm bảo số liệu chính xác, tuân thủ quy định thuế và phản ánh đúng tình hình tài chính. Dưới đây là checklist chi tiết, được chia theo 3 giai đoạn chính trong tháng để kế toán viên dễ theo dõi và thực hiện:

a. Công việc tuần đầu tháng

– Rà soát chứng từ tháng trước

• Thu thập, sắp xếp, và kiểm tra hóa đơn đầu vào – đầu ra, chứng từ thanh toán, phiếu thu chi.
• Đảm bảo chứng từ có đầy đủ chữ ký, dấu, thông tin hợp lệ theo Luật Kế toán và Thuế GTGT.
• Xác nhận công nợ phải thu – phải trả với đối tác để cập nhật chính xác đầu kỳ.

– Đối chiếu ngân hàng và tiền mặt

• So sánh sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán tiền gửi.
• Kiểm tra số dư quỹ tiền mặt thực tế, lập biên bản kiểm kê nếu có chênh lệch.
• Cập nhật các giao dịch chuyển khoản, phí ngân hàng chưa ghi nhận.

– Điều chỉnh và hoàn thiện sổ tháng trước

Ghi nhận các bút toán điều chỉnh như trích trước chi phí, phân bổ khấu hao, kết chuyển doanh thu dở dang.Đảm bảo số liệu “chốt tháng trước” chính xác trước khi sang kỳ mới.

– Lập kế hoạch ngân sách và chi phí tháng hiện tại

• Cập nhật dự báo doanh thu, chi phí, kế hoạch chi trả, hạn nộp thuế.
• Lập kế hoạch dòng tiền tạm tính để chủ động nguồn vốn hoạt động.

b. Công việc giữa tháng

– Theo dõi công nợ và nhắc thu hồi

• Làm việc với bộ phận kinh doanh để đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn.
• Đối chiếu lại công nợ với nhà cung cấp, đảm bảo không sai lệch số liệu giữa hai bên.

– Phân tích tồn kho và biến động chi phí

• Kiểm tra lượng hàng tồn kho, phát hiện hàng chậm luân chuyển hoặc sắp hết hạn.
• Phân loại chi phí theo nhóm: chi phí cố định – chi phí biến đổi để phục vụ phân tích tài chính.

– Kiểm tra chi phí chưa được phê duyệt

• Đối chiếu giữa chi phí thực tế và kế hoạch chi tiêu, rà soát các khoản chi vượt ngân sách.
• Trình duyệt và ghi nhận kịp thời các chi phí còn treo, tránh dồn vào cuối kỳ.

– Cập nhật dashboard nội bộ

• Cập nhật số liệu doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền vào – ra giữa kỳ.
• Trình Ban giám đốc báo cáo nhanh về tình hình tài chính hiện tại để kịp thời ra quyết định điều chỉnh.

c. Công việc cuối tháng

– Kê khai và nộp các loại thuế tháng/quý

• Kê khai thuế GTGT, TNCN, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Chuẩn bị hồ sơ và nộp tờ khai đúng hạn (trước ngày 20 tháng sau đối với kê khai tháng).

– Tính lương và các khoản trích theo lương

• Tính lương, thưởng, phụ cấp theo dữ liệu chấm công.
• Trích nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và kê khai thuế TNCN theo quy định.

– Rà soát công nợ phải thu – phải trả

• Xác nhận lại công nợ khách hàng, nhà cung cấp.
• Đối chiếu các khoản tạm ứng, hoàn ứng và xử lý các khoản chênh lệch tồn đọng.

– Đánh giá hiệu suất công việc kế toán tháng

• So sánh kết quả thực hiện với KPI: độ chính xác báo cáo, thời gian hoàn thành, sai sót, ngày đóng sổ.
• Ghi nhận lỗi và biện pháp cải tiến quy trình cho tháng sau.

– Lập kế hoạch ngân sách và dòng tiền tháng kế tiếp

• Dựa trên kết quả tháng hiện tại để dự báo dòng tiền, doanh thu, chi phí tháng sau.
• Đề xuất nhu cầu vốn hoặc kế hoạch tiết giảm chi phí nếu cần.

>>> Xem thêm: Top 10 Hàm Excel Ai Đi Làm Cũng Nên Biết Để Hiệu Quả Hơn

III. Sai sót thường gặp và cách khắc phục

Dù kế toán viên có kinh nghiệm đến đâu, việc xử lý khối lượng lớn chứng từ và số liệu hàng tháng vẫn tiềm ẩn nhiều sai sót. Những lỗi dưới đây xuất hiện khá phổ biến trong thực tế và có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến độ chính xác báo cáo, nghĩa vụ thuế và uy tín doanh nghiệp.

1. Sai lệch giữa sổ kế toán và báo cáo thuế

Nguyên nhân là do:

• Hạch toán doanh thu hoặc chi phí sai kỳ so với tờ khai thuế.
• Ghi nhận chênh lệch giữa doanh thu hóa đơn và doanh thu hạch toán thực tế.
• Thiếu kiểm tra đối chiếu trước khi lập báo cáo thuế GTGT hoặc TNDN.

Hậu quả là số liệu báo cáo tài chính không khớp với hồ sơ thuế → dễ bị cơ quan thuế truy thu hoặc phạt chậm nộp. Từ đó mất tính tin cậy trong báo cáo nội bộ và kiểm toán.

Giải pháp khắc phục:

• Thực hiện đối chiếu định kỳ hàng tháng giữa sổ kế toán – tờ khai thuế GTGT – sổ doanh thu, chi phí.
• Lập bảng đối chiếu 3 chiều: Doanh thu theo hóa đơn – Doanh thu theo sổ kế toán – Doanh thu kê khai thuế.
• Rà soát trước khi gửi tờ khai, đặc biệt với các nghiệp vụ điều chỉnh, chiết khấu, hàng trả lại.

2. Bỏ sót chứng từ hoặc hạch toán sai kỳ kế toán

Nguyên nhân là do:

• Chứng từ đến trễ, chưa kịp cập nhật khi đóng sổ.
• Nhân viên mới, chưa nắm rõ thời điểm ghi nhận doanh thu/chi phí.
• Chưa có hệ thống theo dõi đầy đủ các phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn đầu vào.

Hậu quả là lợi nhuận kỳ bị lệch; báo cáo tháng sai, kéo theo sai lệch báo cáo quý/năm và doanh nghiệp có thể kê khai thiếu thuế đầu vào/đầu ra, gây thất thoát hoặc bị phạt.

Giải pháp khắc phục:

• Thiết lập checklist thu – chi hàng tháng, chia theo nhóm: hóa đơn mua hàng, bán hàng, thanh toán, tạm ứng, chi phí khác.
• Đối chiếu danh sách hóa đơn điện tử phát hành – sổ kế toán – file kê khai thuế.
• Kiểm tra lại các hóa đơn đầu vào đến muộn, xử lý bằng bút toán điều chỉnh hoặc ghi nhận vào kỳ kế toán phù hợp.

3. Không kiểm tra đầy đủ công nợ phải thu – phải trả

Nguyên nhân:

• Không đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và nhà cung cấp.
• Thiếu biên bản xác nhận công nợ cuối kỳ hoặc chưa cập nhật kịp thời các khoản tạm ứng, hoàn ứng.
• Dữ liệu giữa kế toán công nợ và kế toán tổng hợp không đồng nhất.

Hậu quả là dễ xảy ra thất thoát tài chính, nợ xấu, hoặc bị khách hàng khiếu nại sai số.; Báo cáo công nợ thiếu chính xác, gây khó khăn cho phân tích dòng tiền và lập kế hoạch thu chi.

Giải pháp khắc phục:

• Thực hiện đối chiếu 2 chiều công nợ hàng tháng, có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Lưu trữ file đối chiếu (bản mềm/bản cứng) để phục vụ kiểm toán hoặc thanh tra thuế.
• Sử dụng phần mềm kế toán tích hợp cảnh báo công nợ quá hạn và tự động gửi thông báo nhắc nợ.

4. Kê khai sai hoặc chậm hạn nộp thuế

Nguyên nhân:

• Không theo dõi sát lịch kê khai và nộp thuế định kỳ.
• Lỗi thao tác trong phần mềm khai thuế (nhập sai mã số, kỳ tính, chỉ tiêu).
• Bỏ sót hóa đơn đầu ra hoặc kê khai hóa đơn chưa hợp lệ.

Hậu quả là doanh nghiệp bị phạt hành chính, phạt chậm nộp, hoặc bị khóa mã số thuế tạm thời; Gây ảnh hưởng uy tín và xếp hạng tuân thủ thuế với cơ quan quản lý.

Giải pháp khắc phục:

• Cập nhật lịch nộp tờ khai và nộp thuế cố định (ví dụ: trước ngày 20 hàng tháng).
• Đặt nhắc lịch tự động trên phần mềm kế toán hoặc Google Calendar.
• Kiểm tra lại tờ khai trước khi ký nộp, đối chiếu tổng doanh thu và thuế GTGT đã kê khai với sổ kế toán.
• Duy trì file “bảng kê hóa đơn chờ kê khai” để tránh bỏ sót hoặc kê sai kỳ.

Công việc kế toán cần làm hàng tháng đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động ổn định và minh bạch của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán được thực hiện đều đặn, đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, phòng ngừa rủi ro thuế và đưa ra quyết định tài chính kịp thời, chính xác. Hy vọng qua bài viết trên của Sinh viên 24h, bạn đã nắm rõ các đầu việc quan trọng mà kế toán cần thực hiện mỗi tháng.

>>> Tham khảo: TOP 10+ Khóa Học Kế Toán Ở Đâu Tốt Hà Nội, TPHCM