Purchase Order Là Gì Trong Xuất Nhập Khẩu?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu thuật ngữ PO hay đơn đặt hàng là thuật ngữ khá phổ biến. Đối với các chủ thể, PO – Purchase Order có ý nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng.

Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ Purchase Order là gì và những vấn đề liên quan về thuật ngữ này vậy thì hãy cùng Sinh Viên 24H tìm hiểu rõ hơn về nó qua bài viết dưới đây.

1. Purchase là gì? Purchase Order (PO) là gì?

Purchase Order

1.1 Purchase là gì?

Purchase được hiểu là “thu mua”, đây là một trong những hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp cho sản xuất đầy đủ, kịp thời các nguyên vật liệu, đảm bảo đủ hàng hóa cho hoạt động thương mại và đảm bảo có đủ các vật tư cho doanh nghiệp, trang thiết bị cần thiết cho hoạt động thường ngày của một doanh nghiệp.

1.2 Purchase Order – PO là gì trong xuất nhập khẩu?

Purchase Order là gì? – Purchase order được viết tắt là PO hay còn được gọi là đơn đặt hàng. Đây là chứng từ người mua ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế.

Chứng từ này được xem là hợp đồng mua bán ràng buộc pháp lý hai bên khi có đầy đủ chữ ký của hai bên(trong trường hợp chưa có hợp đồng trước đó), là việc người bán xác nhận việc mua bán hàng hóa hay dịch vụ cho người mua,.

Po (đã ký kết) được xem là tài liệu phục vụ việc kiểm tra thông tin được đề cập trên đó về thời hạn và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ khi giao dịch mua bán

»»» Lộ Trình Học Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu

2. Ý nghĩa của PO là gì?

Là một chứng từ mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Đây sẽ là tài liệu để doanh nghiệp kiểm tra cũng như đánh giá các vấn đề liên quan tới đơn hàng.

PO giúp người mua hàng làm rõ nhu cầu, mong muốn của họ thông qua nhà cung cấp. Trong các trường hợp đơn đặt hàng không được giao như đã trao đổi cả 2 bên có thể sử dụng chúng làm bằng chứng đối chiếu.

Cung cấp các tài liệu chính thức cho các nhóm mua sắm, tài chính và vận hành về việc giao hàng cũng như tình trạng giao hàng. Chi phí sẽ được thiết lập khi một đơn hàng được tạo,từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.

Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức PO mang tính ràng buộc về mặt pháp lý. Khi đó, khi đã được nhà cung cấp chấp nhận thì PO có thể trở thành tài liệu mang tính pháp lý.

PO cũng là một trong những nhân tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán dễ dàng hơn khi bạn đảm bảo về quá trình phát hành, xử lý cũng như ghi đơn đặt hàng.

3. Nội dung của PO là gì – Mẫu purchase order

Nội dung trong mỗi Po là các thông tin đầy đủ liên quan đến mô tả chi tiết về hàng hóa như số lượng hàng, đơn giá các mặt hàng, điều kiện giao hàng, bao bì, hình thức thanh toán, thời hạn giao hàng, cam kết các bên….

Tùy theo ý chí của người bán và người mua, từng doanh nghiệp, tổ chức mà mỗi đơn đặt hàng sẽ có thông tin được trình bày khác nhau.

Nội dung của Purchase Order là gì

Một số nội dung chính thường gặp trên một Po bao gồm:

– Number and date (số và ngày)

– Seller/Buyer : Name, contact, Tel/fax (các thông tin liên quan đến người mua, người bán)

– Goods description/Commodity/Product (Mô tả về hàng hóa)

– Quantity (số lượng hàng hóa)

– Specifications/Quality(phẩm cấp, thông số kỹ thuật)

– Unit price (đơn giá hàng hóa)

– Total amount (Tổng giá trị hợp đồng)

– Payment terms (điều kiện về thanh toán)

– Incoterms (điều kiện giao hàng)

– Special instruction (discount, FOC…)

– Signature (chữ ký).

4. Mục đích sử dụng purchase order là gì?

Po là bản cam kết để bên bán thực hiện, và bên mua xác nhận mua đúng và đủ số lượng hàng như đã đặt trước theo đơn đặt hàng được xác nhận từ hai phía.

Có thể liệt kê những lý do chính các công ty thường sử dụng chứng từ Purchase order trong hoạt động mua bán quốc tế như sau:

  • Đơn đặt hàng là chứng từ truyền tải mong muốn của người mua về hàng hoá, dịch vụ đến người bán;
  • PO giúp người mua quản lý được hoạt động mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ do bên ngoài cung cấp. Các hoạt động đó gồm quản lý nguồn vật tư, hàng hóa cung cấp cho quy trình kinh doanh, sản xuất; quản lý nhà cung cấp, quản lý các khoản công nợ phải trả cho người bán.
  • PO cũng được xem là cơ sở pháp lý để bảo vệ người mua trong trường hợp bên bán không cung cấp đủ hoặc cung cấp theo đúng theo nội dung đã ghi trong đơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất bên mua;
  • PO (đã ký kết) sẽ là một chứng từ quan trọng để bảo vệ người bán nếu người mua không trả tiền cho hàng hoá, dịch vụ đã được bên bán cung cấp;
  • PO giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn thông qua việc quy chuẩn hóa quy trình mua hàng.

Chính vì những lí do trên mà Po là chứng từ quan trọng và được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng.

5. Quy trình sử dụng purchase order

Quy trình mua hàng bằng đơn đặt hàng (Purchase Order) sẽ khác nhau tùy theo từng loại hình kinh doanh. Thông thường quy trình các bước sử dụng và tạo đơn đặt hàng (Purchase Order) như sau:

Bước 1: Sau khi tìm hiểu bên mua hàng sẽ quyết định mua một sản phẩm, dịch vụ bất kỳ của bên bán.

Bước 2: Bên mua hàng sẽ lên danh sách cần mua và xuất đơn đặt hàng (Purchase Order) cho bên bán để bắt đầu quá trình mua hàng.

Bước 3: Bên bán hàng nhận đơn đặt hàng (Purchase Order) của bên mua và xác nhận với họ là mình có thể đáp ứng được điều kiện đặt hàng hay không. Đơn đặt hàng (Purchase Order) sẽ bị hủy nếu bên bán không thể thực hiện được yêu cầu của bên mua thì.

Bước 4: Nếu bên bán đã xác nhận thực hiện giao dịch thì sẽ tiến hành chuẩn bị các đơn hàng dựa trên lượng đơn hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đảm bảo đáp ứng đủ số hàng theo đúng tiến độ mà bên mua đã yêu cầu.

Bước 5: Sau khi đã sản xuất đủ số lượng đơn hàng, bên bán có thể nhờ một đơn vị chuyên về vận tải – logistic vận chuyển hàng theo đúng theo đơn hàng đến cho bên mua.

Bước 6: Bên bán hàng lập hóa đơn cho đơn đặt hàng. Để có thể đảm bảo tính chính xác cũng như khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất, hóa hơn sẽ sử dụng số đơn đặt hàng (Purchase Order) mà chủ thể là bên mua gửi.

Bước 7: Sau khi bên mua hàng kiểm tra hàng hóa đầy đủ sẽ thực hiện quá trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn đặt hàng cho bên bán.

»»» Review Khóa Học Xuất Nhập Khẩu Tốt Nhất

6. Cách quản lý PO (đơn đặt hàng) hiệu quả

PO là một trong những chứng từ vô cùng quan trọng với doanh nghiệp, do đó để hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp cần quản lý PO đúng cách.

Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Cần đảm bảo tính rõ ràng đối với hồ sơ nhà cung cấp để dễ tiếp cận cũng như hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Nhờ vậy sẽ giúp việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.

Phân loại sản phẩm, dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho cũng như tách các khoản mua thành nhiều danh mục để tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách.

Để có thể kiểm soát vấn đề chi phí cũng như ngăn ngừa quản lý tài chính yếu kém, ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, nhất là trong trường hợp đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm cần triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng đúng cách.

Lập danh sách đề mục cần kiểm tra để đánh giá và đảm bảo chất lượng, giúp duy trì dữ liệu chính xác của các đơn đặt hàng. Từ đó, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tất cả các chi tiết quan trọng như số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cung như các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn đều được điền chính xác

Để đảm bảo quá trình kiểm toán hạn chế thất thoát, nhầm lẫn và đảm bảo về tính bảo mật cho các chứng từ cần quản lý hồ sơ và tài liệu khoa học đúng cách.

Cần phải rõ ràng trong quy trình hủy đơn hàng. Khi PO bị hủy phải có một văn bản chính thức, trong đó sẽ bao gồm các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt. Cần phải lưu trữ PO bị hủy cùng các tài liệu liên quan.

Đối với các cửa hàng bán lẻ, đơn đặt hàng hay đơn nhập hàng sẽ được quản lý ngay trên các phần mềm quản lý bán hàng để đảm bảo khả năng lưu trữ cũng như quản lý một cách hiệu quả.

Bạn có thể dễ dàng quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho nhờ phần mềm quản lý bán hàng. Cùng với đó bạn cũng có thể quản lý được chi tiết toàn bộ nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập hàng và thanh toán đúng hạn.

Cùng với đó, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo từng nhà cung cấp dựa trên các báo cáo bán hàng trên phần mềm. Từ đó có thể theo dõi nhu cầu khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng phù hợp.

Hy vọng những thông tin Sinh Viên 24H chia sẻ về Purchase Order (PO) bài viết này sẽ hữu ích với các bạn. Tham khảo thêm các bài viết:

Rate this post

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *